Política de Privacidad
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015
1. Identificación del responsable del tratamiento
ORGANIZACION DE SEGUROS ROESAN LTDA. - ROESAN SEGUROS, con domicilio en Calle 109 #19-36 oficina 203, Bogotá, Colombia, correo electrónico administrativo@roesan.com.co y teléfono +57 3002114998, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web, sus formularios, canales de contacto, solicitudes de cotización, chat y demás mecanismos físicos o digitales dispuestos para la atención de clientes, prospectos, proveedores y demás titulares.
La presente política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Roesan Seguros directamente o por intermedio de terceros encargados, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones que sobre la materia emita la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Alcance y finalidad del tratamiento
Roesan Seguros recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, actualiza, consulta y, cuando corresponda, suprime datos personales para desarrollar actividades de intermediación y asesoría en seguros, atención precontractual y contractual, análisis de necesidades del titular, gestión de cotizaciones, comparación de coberturas, contacto comercial, respuesta a solicitudes, agendamiento de asesorías, gestión de renovaciones, servicio al cliente, soporte a reclamaciones y cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, contables y contractuales.
Adicionalmente, el tratamiento podrá realizarse para fines de seguridad de la información, prevención del fraude, administración de bases de datos, trazabilidad de solicitudes, mejora del sitio web y sus formularios, medición de tráfico y uso del portal, análisis estadístico, atención de mensajes enviados mediante chat o WhatsApp y contacto posterior con el titular para ampliar o completar la información requerida para la cotización o asesoría solicitada.
3. Datos personales que pueden ser recolectados
Según el canal utilizado por el titular, Roesan Seguros podrá recolectar datos de identificación y contacto como nombre, teléfono, correo electrónico y ciudad; información relacionada con el interés asegurador o el producto consultado; y datos suministrados voluntariamente en formularios de contacto, solicitudes de asesoría o cotización.
En el caso de formularios de cotización, también podrán tratarse datos relacionados con vehículos, salud, empresa, contratos o riesgos asegurables, tales como placa, marca, modelo, año, uso, fecha de nacimiento del conductor, edad del paciente, EPS, cobertura requerida, nombre de la empresa, NIT, sector económico, número de empleados, tipo de contrato, valor del contrato y demás datos estrictamente necesarios para orientar la solicitud y gestionar ofertas o comparativos con aseguradoras.
4. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes
Roesan Seguros no solicita de manera ordinaria datos sensibles a través de este sitio web. En caso de que, de forma excepcional, resulten necesarios para una gestión específica, su suministro será facultativo y se solicitará la autorización correspondiente en los términos legales. El titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra restringido. Si en un caso concreto resulta necesario tratar información de un menor, ello solo ocurrirá cuando sea legalmente procedente, responda al interés superior del menor, respete sus derechos fundamentales y cuente con la autorización previa de su representante legal.
5. Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos; presentar consultas y reclamos; solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente; revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual que impida la eliminación; y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Roesan Seguros.
Los derechos del titular podrán ser ejercidos directamente por este, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, o por quien haya sido expresamente facultado conforme a la normatividad aplicable.
6. Autorización del titular
El tratamiento de datos personales por parte de Roesan Seguros se realiza con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los eventos en que la ley permita prescindir de dicha autorización. La aceptación podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.
Cuando el titular entregue información a través de formularios del sitio web, casillas de aceptación, canales de contacto, chat, correo electrónico, llamadas o solicitudes de cotización, se entenderá que ha sido informado sobre esta política y sobre las finalidades aplicables al tratamiento de sus datos.
7. Área responsable y canales de atención
La atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales estará a cargo del área administrativa o de la dependencia que haga sus veces en Roesan Seguros. El titular podrá ejercer sus derechos escribiendo a administrativo@roesan.com.co o remitiendo solicitud física a la dirección Calle 109 #19-36 oficina 203, Bogotá, Colombia. También podrá comunicarse al teléfono +57 3002114998 para orientación sobre el trámite aplicable.
Las solicitudes deberán incluir, como mínimo, nombre completo del titular o de su representante, datos de contacto para recibir respuesta, descripción clara de los hechos o la petición, y los documentos que se quieran hacer valer.
8. Procedimiento para consultas y reclamos
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término legal.
Los reclamos se tramitarán conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda correspondiente y se dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales cuando existan razones que lo justifiquen.
9. Transferencia, transmisión y encargados del tratamiento
Para desarrollar sus actividades, Roesan Seguros podrá apoyarse en proveedores tecnológicos, operadores de infraestructura, servicios de mensajería, alojamiento de información, herramientas de formularios, analítica web, comunicación digital y plataformas de atención al cliente, quienes actuarán como encargados del tratamiento bajo instrucciones de Roesan Seguros y con las salvaguardas contractuales y de confidencialidad que resulten aplicables.
En el funcionamiento actual del sitio pueden intervenir servicios tecnológicos de terceros para analítica, mensajería o almacenamiento, incluyendo herramientas asociadas a Google Analytics, WhatsApp y proveedores de infraestructura de bases de datos y soporte digital. Si alguno de estos servicios implica transmisión o tratamiento desde el exterior, Roesan Seguros procurará que ello se realice en los términos autorizados por la legislación colombiana y bajo mecanismos que protejan la información del titular.
10. Seguridad de la información
Roesan Seguros adopta medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. No obstante, el titular reconoce que ninguna medida de seguridad es absolutamente infalible y que los sistemas informáticos pueden estar expuestos a riesgos inherentes al entorno digital.
El acceso a la información se limita a personal, contratistas o encargados que requieran conocerla para el desarrollo autorizado de sus funciones y se encuentra sujeto a deberes de confidencialidad y uso adecuado de la información.
11. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su recolección, para atender obligaciones contractuales, legales, contables, fiscales, regulatorias y probatorias, y para gestionar eventuales consultas, reclamaciones o requerimientos de autoridades competentes.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y siempre que no exista deber legal o contractual de conservación, Roesan Seguros procederá a la supresión, bloqueo, anonimización o archivo seguro de la información, según corresponda.
12. Cookies, navegación y analítica
Este sitio web puede utilizar tecnologías como cookies, etiquetas o herramientas de analítica para recordar preferencias, mejorar la navegación, medir tráfico, evaluar el uso de contenidos y optimizar la experiencia del usuario. Dichas tecnologías pueden recolectar información técnica como dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, tiempos de permanencia y eventos de interacción.
El titular puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque ello puede afectar el correcto funcionamiento de algunas funcionalidades del sitio.
13. Vigencia y cambios a la política
La presente política entra en vigor el 15 de abril de 2026. Las bases de datos tratadas por Roesan Seguros tendrán una vigencia igual al tiempo en que resulte necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales o contractuales asociadas a su tratamiento.
Roesan Seguros podrá modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados oportunamente a través del sitio web o por los canales de contacto disponibles, antes de su implementación, cuando ello sea exigible.